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Vous venez de répondre à vos derniers 150 mails en retard, vous avez passé deux appels ultra urgents, et le dossier pour la réunion de vendredi est enfin bouclé. Il est 16h, il vous reste encore beaucoup de travail, mais vous estimez que vous avez le droit de vous accorder (enfin) une pause café de 15 minutes, assis sur la terrasse au soleil.
Vous faites lentement votre café, vous vous dirigez vers la terrasse et, une fois assis, vous laissez enfin votre corps se laisser aller à une douce langueur, tous les soucis s’envolent, vous en oubliez le travail, laissant tous vos muscles se détendre.
Ce petit instant de la journée est de loin celui que vous préférez, celui qui vous donne l’énergie de continuer, comme si quinze minutes par jour, vous vous sentiez en vacances, sur une plage de sable fin, à siroter un mojito près des cocotiers.
Vous aimeriez que ce moment dure toute la journée, que vous puissiez connaître cet état de délassement pendant les 8 à 12 heures d’activité de votre journée ? Vous voulez éviter de penser aux courses pendant vos déjeuners, aux réunions pendant vos temps de transports, et à votre lessive pendant vos pots entre amis ?
Malheureusement, à peine le café est-il bu, que toutes vos obligations vous reviennent à la figure. Et, tels des petits singes vous grimpant sur le dos, les devoirs, la lessive et les rappels de clients vous harponnent dès que vous voulez faire la moindre pause.
Voici comment j’ai définitivement réglé ce problème.
Lorsque j’étais étudiante, j’étais tout le temps débordée : j’essayais de tout faire en même temps, et ne faisais rien en définitive. J’arrivais le soir, en me demandant ce que j’avais fait de ma journée ; la seule réponse qui me venait à l’esprit était : perdre mon temps.
Au cours de mes études, j’ai dû passer un temps infini à faire des plannings, organiser mes week-ends, apprendre mes cours, faire des fiches de révisions, compter mon temps de sommeil, être en retard partout.
Au fur et à mesure, en observant mes amis que je jugeais “efficaces”, en me renseignant beaucoup, je suis devenue experte dans la gestion du temps.
J’ai acquis une telle expérience dans l’optimisation du temps, qu’aujourd’hui je peux enchaîner dix heures de travail et cinq heures de fête tout en rencontrant cinq groupes d’amis différents et en donnant l’impression de ne rien faire de ma vie, parce que je suis constamment calme et sereine.
Encore un coup marketing nunuche à mi-chemin entre le magazine féminin et le conseil d’optimisation managériale ?
Point du tout, je vous livre tout simplement le secret pour être détendu en toutes circonstances.
Comment gérer son temps parfaitement malgré un fort taux d’activité et une surexposition au stress (et ce secret n’est pas la drogue) ?
Tout commence avec ce livre :
Treize à la Douzaine, d’Ernestine et Franck Gilbreth.
il raconte l’histoire d’une famille avec 12 enfants, qui vit aux USA au milieu du XX° siècle. Le père travaille dans les premières usines où le travail est optimisé selon la méthode de Taylor. Il fait donc tous les calculs nécessaires pour que chaque geste soit optimisé au maximum dans l’usine, et que les ouvriers ne perdent pas du temps à faire des gestes inutiles.
Comme le père voit que sa femme est un peu débordée avec tous ses enfants, il décide d’appliquer les méthodes tayloristes au sein de sa famille.
Il commence par minuter les activités quotidiennes des enfants, comme le brossage de dents ou la toilette du soir. Il institue des plannings de rangement de chambre où tous doivent cocher la case quand tout est propre, et nomme les aînés responsables des devoirs des plus jeunes, afin que la mère ne fasse pas tout le travail toute seule.
Enfin, il teste tout le temps des nouvelles méthodes d’optimisation du temps, qui soient à la fois efficaces et ludiques. En effet, pour que les enfants acceptent de ranger leur chambre ou d’apprendre leurs devoirs, ils doivent avoir une motivation suffisante : être responsable de quelque chose, avoir des objectifs à atteindre, etc.. La méthode doit donc être ludique, ou du moins incitative.
Le père essaie de mettre à profit tous les moments, les espaces et les surfaces, pour apprendre des choses à ses enfants : il peint l’alphabet morse sur les murs de leur maison de vacances, et incite les 12 enfants à communiquer en morse, en cachant des messages codés qui indiquent la cachette de chocolats et bonbons. Il fait réviser les leçons lors du brossage de dents : des petites fiches sont collées au mur de la salle de bain, et au lieu de passer trois minutes à regarder le miroir, les enfants peuvent se remettre la leçon en mémoire.
Lorsque je lisais ce livre, j’étais encore trop jeune pour comprendre à quel point il pouvait m’aider dans mes études et l’organisation de ma vie. Aujourd’hui, je vois comment ces lignes gardées dans mon inconscient ont marqué durablement ma conception de l’organisation.
Mais je ne vous ai pas encore dit la clé du succès, la petite astuce qui a bouleversé radicalement ma vie active. Grâce à elle, je suis à l’aise avec n’importe quelle tâche, et je suis toujours capable d’accepter une invitation au dernier moment, sans que cela empiète sur mon temps de lessive ou mon temps de travail, je peux faire une nuit blanche puis travailler une journée sans problème. Cette astuce est extrêmement simple, mais beaucoup de gens l’ignorent ou ne prennent pas le temps de l’appliquer de la bonne manière.
Tout d’abord, laissez moi vous montrer quelques chiffres qui révèlent des habitudes quotidiennes néfastes dont vous ne soupçonnez peut-être pas l’existence.
Sur 70 ans de vie, nous passons :
8 ans à travailler La loi impose que, pour pouvoir prétendre à la retraite à taux plein, nous travaillions pendant 40 ans. Pour une personne salariée de 20 à 60 ans, ce sont, à raison de 39 h par semaine travaillée, 71 760 heures de sa vie passées au boulot (sans vacances), soit plus de 8 années entières non-stop ! Mais réjouissons-nous : au XIXe siècle, on passait 12 ans à travailler ! 23 ans à dormir Dormirions-nous vraiment sur nos deux oreilles, si nous prenions conscience du nombre d'heures passées dans les bras de Morphée ? Au total, ce sont plus de 200 000 heures de sommeil, soit 23 ans de notre vie perdus ...à ronfler ! 9 ans à regarder la télévision En passant 3 heures 24 devant la télévision chaque jour, nous gâchons quelques 3 450 jours entiers de notre vie, soit la bagatelle de 9 ans ! Quant aux extrêmes, qui n'hésitent pas à sacrifier 5h10 de leurs journées devant la télé, c'est 15 ans de leur vie qu'ils jettent à la poubelle cathodique ! 1 an et 6 mois sur les bancs d'école La loi impose 36 semaines au minimum de cours par an pour les élèves des écoles, collèges et lycées. Pour un enfant qui suit une scolarité sans problème jusqu'au Bac, on arrive à un total de quelques 13 000 heures passées à user ses fonds de culotte sur les bancs de l'école ! 6 mois ou 2 ans à se laver ! Une femme passe 730 jours de sa vie à se laver. Un homme, à peine 180. Mais il lui faudra aussi réserver 140 jours pour se raser une barbe qui pousse de 14 cm par an, soit, pour un homme de 70 ans, un total de 7 mètres de poil ! Et toutes ces autres choses qui prennent aussi du Temps : - 16 ans à marcher - 6 ans à manger - 4 ans à rêver - 3 ans dans les transports en commun - 2 ans à rire - 2 ans à cuisiner - 1 an et deux mois à faire des courses - 10 mois à remplir des formulaires administratifs - 6 mois à téléphoner - 3 mois à se laver les dents - 140 jours à faire la queue - 108 jours à se coiffer - 105 jours à faire l'amour - 53 jours aux toilettes - 50 jours à pleurer - 3 jours à regarder notre montre.
Comme vous pouvez l’observer, le temps inutile est partout. Des petites tâches automatiques que l’on est forcé de faire tous les jours empiètent sur notre temps concentré sur le travail, et réduisent notre temps consacré au repos.
Certaines de ces tâches peuvent être déléguées ; par exemple, un ingénieux New-Yorkais propose de faire la queue à la place des gens pressés.
Passer 3 heures à attendre le service de renouvellement des titres de transports, une demi heure pour un timbre à la poste, 4 heures pour l’inauguration du Burger King de Saint-Lazare ? C’est du passé. Selon les prestations, Robert Samuel (c’est son petit nom) demande 25 dollars de l’heure, puis 10 euros par demi heure supplémentaire. Un business original, et qui permet aux gens pressés de se consacrer à des activités moins ennuyeuses.
Il est cependant des activités que personne ne peut faire à notre place. Aller aux toilettes, se brosser les dents, prendre les transports en commun pour aller au boulot… Toutes ces petites tâches qui prennent du temps ne peuvent pas être déléguées, et nous prennent un temps et une énergie folle.
Le problème, c’est que nous faisons les tâches automatiques sans nous apercevoir qu’elles peuvent être mises à profit.
La première indication que je vous donnerai (mais ce n’est pas encore mon astuce ultime), est d’optimiser ces petits moments automatiques et ennuyeux (je l’ai nommé le “temps perdu”, pour être élégante).
Comment faire ? associez des moments d’ennui obligatoire comme la queue à l’aéroport ou la salle d’attente du médecin, des activités utiles ou intellectuelles qui vous feront gagner du temps. En général, ce sont des activités qui utilisent une partie du corps, et laissent le reste du corps disponible pour une autre activité. Par exemple, lorsque vous faites la vaisselle, vos mains sont occupées, mais vos oreilles sont disponibles pour écouter une émission de radio ou un livre audio.
Voici quelques idées d’association pour optimiser le “temps perdu” :
Temps perdu
aller aux toilettes
attendre médecin
attendre son train
faire son trajet en transports en commun
se brosser les dents
ranger les vêtements
faire la lessive
faire le ménage
faire son repassage
remplir sa feuille d’impôts
Activité optimisatrice
lire des articles de blogs intéressants
appeler sa mère pour lui demander des news
écouter un livre audio
écouter des émissions radio sur la science, l’histoire, etc
apprendre nouveaux skills (france culture)
réciter ou apprendre des textes pour entrainer sa mémoire
Tout au long de la journée, vous aurez des idées de petites activités optimisatrices de “temps perdus”. Notez-les sur votre smartphone ou sur un carnet : apprendre le tricot, apprendre le grec ancien, apprendre le code HTML, se refaire une culture générale du XX° siècle, faire de la médiation auditive… Sur internet, une collection immense de cours et formations audio sont disponibles en libre téléchargement, et vous permettent de vous former toute la journée sur des sujets divers et variés.
Ces instants sont vraiment l’occasion de parfaire votre éducation en vous consacrant à des mini-hobbies inhabituels..
Ainsi, nous avons vu que nous passons un temps important de notre vie à faire des activités qui nous font perdre du temps inutilement :
Certaines peuvent être déléguées (faire la queue, faire la cuisine, le ménage)
Les autres - que nous sommes obligés de faire nous-mêmes - doivent être optimisées
Maintenant que vous savez comment mettre à profit le temps perdu par des tâches rébarbatives, il ne me reste plus qu’à vous livrer le secret du calme absolu, la petite astuce toute simple qui fait que je ne parais jamais dépassée par la situation, et que je suis maîtresse de mon temps.
La théorie du mégot écrasé
Que vous soyez fumeur ou non fumeur, vous avez tous fait l’expérience d’être dans un endroit fermé, et que soudain une tenace odeur de cigarette apparaisse.
Pourtant la cigarette est bel est bien éteinte !!
De même, lorsque vous partez en vacances, même si vous prenez soin de partir à l’autre bout de la terre, de ne pas apporter vos comptes et vos impôts à payer, et de ne pas consulter votre messagerie, vous ne pouvez pas vous empêcher d’y penser en permanence. Et c’est cela qui gâche vos temps de repos.
C’est un phénomène que l’on appelle la résurgence mémorielle. Essayez très fort de ne surtout pas penser à un pain au chocolat, en fermant les yeux pendant cinq minutes et en vous disant “SURTOUT NE PENSES PAS AU PAIN AU CHOCOLAT”. La mémoire ne comprend pas la négation, et au lieu de passer cinq minutes à penser à rien ou à votre chien, vous pensez à “NE PAS PENSER AU PAIN AU CHOCOLAT”, et fatalement, vous pensez au pain au chocolat.
De même, vos soucis ont une “odeur mémorielle”, qui comme l’odeur du tabac froid vient envahir vos pensées. Les odeurs mémorielles empêchent vos pauses d’être de véritables pauses, et vous fatiguent plus qu’elles ne vous donnent de force pour les activités suivantes.
⇒ LA SOLUTION : MARY POPPINS
La solution vous est (presque) donnée par la jolie chanson “chem cheminée” dans Mary Poppins.
Alors, ce n’est pas exactement ça, mais plutôt l’inverse. Ne pas faire ce qu’on veut, mais bien vouloir ce qu’on fait.
Comme semble l’indiquer la chanson, le mec aime ce qu’il fait, il se plait à son travail, parce qu’il a concentré sa volonté dans son action, il se consacre à son activité, il concentre son attention sur son action.
Il faut placer sa volonté dans chacune de ses actions, ces actions vous feront gagner en plénitude, en efficacité.
Le principal réflexe, face aux devoirs et aux tâches administratives qui s’entassent sur votre bureau sans que vous n’ayez eu le temps de les traiter, et de se laisser aller à la panique, et en conséquence d’agir de manière irrationnelle.
En effet, la conséquence directe de la peur ou de l’angoisse de ne pas réussir, est l’action frénétique ou irrationnelle. Face aux stress du temps perdu, certaines personnes délèguent frénétiquement les actions, d’autres se concentrent sur des tâches minimes et inutiles, d’autres encore n’osent plus rien faire et restent tétanisés sur place. Il est extrêmement difficile de réagir au débordement au travail sans préparation mentale préalable.
Or, si vous concentrez vos pensées sur votre tâche principale, et sur cette tâche seulement, sans écouter les personnes qui vous stressent et en stoppant toutes les autres activités, vous acquerrez une tranquillité et une sérénité qui changera radicalement votre rapport au travail.
Si la plupart des êtres humains ne peuvent pas résister à une pression trop élevée et une surcharge de travail, c’est qu’ils ne placent pas leur volonté entière dans la tâchent, et se laissent séduire ou perturber par les petites tâches et les gens qui se plaignent.
Pour profiter pleinement de votre pause, il faut concentrer sa volonté sur l’activité
C’est notre cher Michel de Montaigne qui nous explique ça dans Les Essais. Il nous dit une phrase toute bête, mais qui est restée dans les annales de la philosophie, parce que sa signification est IMMEEENSE. Cette phrase est la suivante :
Quand je danse, je danse.
Les Essais, Montaigne
Si vous ne devez retenir qu’une seule chose de cet article, c’est cette petite phrase. Quand je danse, je danse.
Qu’est-ce que ça signifie ? Que je dois être le contemporain de mon action. En clair, sois concentré sur ce que tu fais. Quand tu manges, ne regarde pas la télé en même temps, mais apprécies le fait que tu manges. Manges. Quand je danse, je danse, et j’apprécie le fait de danser. je ne me laisse pas perturber par des histoires de coeur ou des soucis du lendemain.
C’est pour cela que beaucoup de gens doivent boire de l’alcool ou fumer des stupéfiants pour parvenir à se lâcher complètement, à danser de manière fluide, ou à dire le fond de leur pensée. C’est qu’ils ne se laissent pas totalement aller à leur activité, ils ne concentrent pas leur volonté dans la plénitude de leur action. Si l’on se concentrait totalement dans le fait de danser ou de s’amuser sans faire attention à nos obligations sociales ou à nos soucis quotidiens, plus personne ne prendrait d’alcools ou de stupéfiants. Ces derniers ont une capacité de désinhibition, c’est à dire qu’elles nous font oublier nos soucis et nos angoisses.
Dans un monde pressé, on peut être efficace en optimisant son temps, en s’organisant et en faisant des plannings, mais aucune action ne peut être pleinement efficace si elle n’est pas totalement libérée des pensées parasites.
<et pour se libérer des pensées parasites, il faut apprendre à dompter sa volonté, et la concentrer sur la plénitude de la tâche qui est en train d’être faite >
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Tuto : Comment localiser sa volonté ?
Interrompez un instant votre lecture, et installez-vous bien tranquillement au fond de votre siège. Détendez-vous, ne pensez plus à rien, et entreprenez peu à peu d’uriner sur votre chaise à travers votre pantalon. Au bout de quelques minutes, une voix va parler dans votre tête, et qui dira “Mais c’est dégueulasse !” ou quelque chose du genre. Cette petite voix, c’est la voix de votre conscience, et c’est elle qui impulse votre volonté. Familiarisez vous avec elle, posez-lui plein de questions, c’est votre meilleure amie.
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>>> L’information, clé du pouvoir et du gain de temps <<<
Il me reste une dernière chose à vous dire, si vous voulez comme moi paraître tout le temps détendu et à l’aise dans les pires situations où vous êtes débordés. Si nous gérons mal notre temps, c’est que nous ne traitons pas l’information de la bonne manière. C’est la théorie que développe Michel Crozier dans Le phénomène bureaucratique. Il dit deux choses que vous devez retenir
désinformation par la règle : les lois et les règlements internes aux entreprises sont en général simplifiées au maximum pour que les employés intègrent rapidement les réflexes et travaillent de manière productive. Mais cette simplification des règles a le gros défaut de priver les employés d’un grand nombre d’informations qui peuvent par ailleurs rendre leur travail plus efficace.
routine créatrice d’inefficacité : de même que les règlements de votre entreprise ont tendance à vous empêcher d’accéder à des informations qui optimiseraient votre temps, certaines routines acquises au cours des ans, des gestes que vous faites au quotidien sans les remettre en question, peuvent vous faire perdre énormément de temps.
Imaginez un bureau dans lequel l’un des employés allume tous les jours son ordinateur de la manière suivante : il débranche tout le système, désinstalle toutes les applications puis les réinstalle, rebranche tous les fils un par un, vérifie les connexions, tous les jours de la même manière, et selon le même ordre, parce qu’on lui a dit de faire comme ça le premier jour de son arrivée. Là son pote arrive et lui demande pourquoi il perd autant de temps à tout défaire pour tout refaire. L’employé lui répond “c’est la procédure” et continue chaque jour à allumer son ordinateur de la même manière. Mais, intrigué, il va quand même voir son collègue, et voit que celui-ci se contente d’appuyer sur le bouton “ON”.
Il lui demande pourquoi il ne suit pas la procédure, son collègue lui répond qu’il faisait aussi comme lui au début, et puis un jour il avait oublié la règle, et il est allé demandé à son voisin comment on allumait. Le voisin, qu’il côtoyait depuis bientôt trois mois, lui a dit qu’il suffisait d’appuyer sur le bouton “ON”.
De cette anecdote, vous pouvez tirer trois leçons.
communiquez : les conseils sont gratuits, vous flattez les gens en leur demandant de vous expliquer des choses.
internet vous fait gagner du temps
N’hésitez pas à franchir certaines barrières ou à bousculer vos habitudes.
CONCLUSION
Comment faire de sa vie professionnelle une vaste pause café ?
Pour que votre vie professionnelle ne soit pas totalement subie
et qu’elle ressemble le plus possible à ces rares moments de détente que sont les pauses café
tout en gardant votre rythme de travail et votre efficacité
optimisez les temps creux (queue d’attente, transports etc)
vivez pleinement vos temps de pause
informez vous, prenez toute information comme bonne à prendre